Подписаться на обновления:

Системы электронного документооборота

Сегодня довольно трудно представить успешную компанию, которая не использует системы электронного документооборота. Такого рода учет позволяет практически автоматизировать работу с документацией, сократить время на обработку массивов данных. Это значительно повышает продуктивность работы предприятия в целом и конкретных его отделов.



Электронный документооборот представляет собой не что иное, как систему, которая полностью контролирует все движение документов внутри компании (можно объединить даже несколько предприятий в рамках одного концерна), а также позволяет оперативно получать доступ к запрашиваемой информации.



Обратите свое внимание на то, что сейчас подобные системы могут выполнять широкий спектр задач, начиная от управления потоками документации, заканчивая обработкой нормативных актов и справочной информацией. С помощью подобных систем намного проще вести отчетность и осуществлять управление кадрами. Кроме того, использование электронного документооборота позволяет значительно упростить и ускорить работу предприятия, снять некоторые задачи с штатных работников и пр. В некоторых случаях становится возможным сокращение кадров, а также значительное снижение расходов на канцелярию компании.



Существует несколько принципов электронного документооборота.

  1. идентификация каждого документа происходит один раз.
  2. система позволяет выполнять одновременно несколько задач, что рационализирует время пользователя.
  3. возможность отследить ответственное лицо на каждом этапе документооборота.
  4. непрерывное движение документации и актов.
  5. исключение возможности случайного дублирования нормативных актов.
  6. удобная форма поиска документации, которая позволяет открыть доступ к актуальной и архивной информации, имея минимум сведений об искомом документе и пр.

Применяется электронный документооборот во многих сферах производственной и общественной деятельности. На него практически полностью переведены государственные компании и социальные учреждения. С помощью данной системы упрощается поиск, хранение и обработка данных, которые систематизируются и остаются на электронных носителях. Получить доступ к ним довольно просто, имея определенные права. Так происходит частичная автоматизация работы некоторых отделов и значительно упрощается делопроизводство.

Источник: 

ЕЕР

автор:
Татьяна БОРИСОВА

Новости партнеров: