Подписаться на обновления:

Классификация электронных документов

Типы в системе электронного документооборота, это ключевая характеристика. На ее основе строятся массивы по обработке данных. Тип - это объект с конкретным количеством полей, характеризующих его. "Договор", "Входящее письмо", Заявление", ""Служебная записка" "Приказ" все это является типами, значит любой документ, в системе, имеет какой-то свой типаж. Соответственно, диктуются правила работы с ним.
На разных предприятиях существуют различных классов: договоры, заявления письма, служебные записки, резюме и т.д.
Каждый тип имеет свою структуру, свой характерный набор атрибутов, или даже шаблон, маршруты, по которым этот документ может быть отправлен и прочие параметры.
Дважды щелкнув мышью по названию в дереве, можно открыть карточку типа документа. В Главной части окна, расположенной справа, показывается вкладка «Список типов документов», на которой выведена структура типов, точно такая же,  как и в дереве. Также, там находятся карточки типов документов.
Вверху есть кнопка для перехода межрежимного перехода  и две панели инструментов - для операций с типами документов и папками.
Помимо этого они могут создаваться, удаляться, редактироваться, перемещаться и восстанавливаться из корзины. Те же самые операции кроме восстановления, можно проделывать и с папками.
Действия с объектами
Создание:
О том, как создается тип документа, читайте на соответствующей странице справки.
Редактировать.
 карточка для просмотра и редактирования открывается двумя способами:
Щелкнуть по карточке типа документа два раза;
Выбрать с помощью мыши тип документа нажав кнопку «редактировать» в панели инструментов.
Карточка типа документа должна открыться в новой вкладке справа. Данные в ней просматриваются и изменяются.
В системе ELMA предусматриваются нижеследующие типовые операции с документами: 
ознакомление - документ посылают задачей одному или нескольким пользователям для просмотра без возможности редактировать его. С документом необходимо ознакомиться в определенное время.
согласование - документ может быть отправлен  задачей на согласование нескольким пользователям, чтобы они посмотрели его и написали, согласны ли они с документом.
рассмотрение и вынесение резолюции - входящий зарегистрированный документ посылается задачей на рассмотрение данному пользователю, который выносит резолюцию по документу, то есть решает, что нужно делать с  этим документом далее.
обсуждение документа - документ посылают в сообщении группе пользователей или в информационный канал - пользователи отвечают на сообщение, и так происходит обсуждение документа. Весь диалог сохранится в истории документа и  может быть просмотрен в карточке документа на панели истории.
Типовые операции вызывают в выпадающем меню кнопки «Отправить» на панели инструментов, которая находится в карточке документа.

автор:
Сергей Сахарков

Новости партнеров: